Pengelolaan dan Pencatatan Keuangan yang Simple

Dalam membuat sistem keuangan yang standar (sistem akuntansi), kadang kita kesulitan untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia yang mumpuni dalam bidang keuangan khususnya Akuntansi. Kalau membeli sistem yang baku dan berdatabase, aduh mahalnya… Kalau menggunakan sistem yang gratisan (opensource), tidak semuanya bisa kita customize.

Padahal apa yang kita butuhkan dalam pengelolaan keuangan? Transaksi yang jelas dan keuntungan yang jelas bukan? Sesederhana itu. Maka kemudian saya mencoba untuk berbagi prinsip yang juga sederhana dalam pengelolaan keuangan yang simple, mudah dan semua orang dalam strata finansial maupun akademis dapat menggunakannya, membacanya dan mengartikannya. Tentu saja prinsip ini berkaitan dengan bisnis properti. 

Rekening Penerimaan dan Rekening Pengeluaran
Pencatatan keuangan pada prinsipnya mencatat uang masuk dan uang keluar. Maka buka 2 rekening di bank untuk menerima uang dan mengeluarkan uang. Jadilah Rekening Penerimaan dan Rekening Pengeluaran.

Rekening Penerimaan digunakan untuk menerima uang masuk dari konsumen, modal, hutang kas dan penerimaan lainnya. Rekening Penerimaan akan dikeluarkan HANYA dan HANYA JIKA ke Rekening Pengeluaran. Rekening Pengeluaran digunakan untuk biaya, membayar hutang dan pengeluaran lainnya. Tentunya uang yang digunakan untuk membayar diperoleh dari mutasi bank atas Rekening Penerimaan.

Kenapa harus di Bank? Karena kita akan memanfaatkan Bank sebagai pencatat semua transaksi kita. Setidaknya sebagai kontrol atas transaksi yang dijalankan oleh kita. Hal ini dapat meminimalisasi kesalahan pencatatan.

Teori bodohnya adalah ketika semua uang masuk ada di rekening Penerimaan dan dikeluarkan hanya ke Rekening Pengeluaran maka saldo akhir proyek di Rekening Penerimaan adalah KEUNTUNGAN BERSIH!

Counter Sign
Rekening Penerimaan dan Rekening Pengeluaran standarnya dibuat dalam rekening giro. Bilyet giro yang tersedia ditandatangani oleh minimal 2 orang yang mewakili perusahaan.

Prinsip dasar yang diterapkan adalah saling mengingatkan agar tidak terjadi kesalahan baik kesalahan karena kebodohan sendiri maupun kesalahan karena kebodohan orang lain. Sekaligus kontrol terhadap setiap pengeluaran.

Perbanyak Rekening Penerimaan dan Hanya Satu Rekening Pengeluaran
Saya kira maksud dari prinsip ini jelas. Kita memperbesar pundi-pundi penerimaan namun hanya ada satu rekening pengeluaran. Ibaratnya seperti tandon air hujan. Lubang untuk menampung sangat besar dan luas sedangkan untuk mengeluarkan hanya ada beberapa pipa kecil.

Rekonsiliasi Bank
Jika kita memiliki rekening di bank, pencatatan transaksi yang dibuat oleh bank dalam bentuk Rekening Koran yang dilaporkan setiap bulan atau setiap ada permintaan dari kita. Kadang pencatatannya tidak begitu jelas.

Dalam format bank setiap uang yang kita masukkan akan tercatat dalam posisi kredit dan setiap uang yang keluar maka tercatat dalam posisi debet. Hal ini juga yang mewajibkan kita untuk merubah pencatatan bank sesuai dengan kebutuhan kita.

Contoh : penarikan cek no 123456 posisi debet 100 juta. Maka perlu kita perjelas bahwa penarikan cek itu untuk apa. Apakah mutasi bank atau untuk biaya atau untuk hal lainnya. Maka dalam rekonsiliasi bank kita akan dicatat contohnya : Pengeluaran untuk biaya tanah dengan cek no 123456 pada posisi kredit.

Tujuh Hari Mencari Uang dan Satu Hari Mengeluarkan Uang
Strategi uang masuk setiap hari dan uang keluar hanya satu hari sebenarnya adalah kebijakan umum yang dilakukan banyak perusahaan. Ini adalah strategi yang lincah untuk bermain cash flow dimana sumber daya perusahaan bekerja 7 kali lipat untuk mencari uang dan hanya 1/7 untuk mengeluarkan uang.

Sebenarnya apakah 7 atau 14 atau 21 adalah terserah dengan kebijakan perusahaan Anda. Tapi prinsipnya adalah memperbanyak hari untuk mencari uang dan hanya satu hari untuk mengeluarkan uang.

One Shot One Game
Maksud dari prinsip ini adalah semua rekening penerimaan dan pengeluaran hanya digunakan untuk satu proyek yang ada. Jika Anda akan membuka proyek lagi, buka lah rekening penerimaan dan pengeluaran yang berbeda. Semuanya hanya agar pencatatan keuangannya dapat dipertanggungjawabkan di setiap proyek.

Demikian prinsip dasar dalam pengelolaan dan pencatatan keuangan yang sederhana. Untuk mendapatkan alur kerja keuangan yang sederhana atas prinsip dasar tersebut di atas, maka tinggalkan komentar, maka dalam waktu 3 x 24 jam, alur kerja dimaksud akan sampai di email Anda. Note : mohon maaf jika terlambat karena kesibukan saya di luar kota.